Política de privacidad de Coolfix Partners

1. Responsable y canales de contacto

El responsable del tratamiento es COOLFIX S.R.L., con Matrícula de Comercio y Número de Identificación Tributaria 649277020 y domicilio en calle Dr. Alejandro Ramírez, edificio Baruc IV, planta baja, local 4, barrio Brígida, zona Equipetrol, Santa Cruz de la Sierra, Bolivia.

Puede formular consultas y ejercer derechos escribiendo a ventas@coolfix.com.bo con el asunto “Privacidad Coolfix Partners”. Puede solicitar asistencia presencial o por escrito en el domicilio indicado. Sitio institucional: https://www.coolfix.com.bo/. No necesita contratar un intermediario ni pagar para presentar una solicitud.

2. Alcance y origen de la información

La política comprende a solicitantes de registro, Técnicos Partners habilitados y personas cuyos datos se incorporen legítimamente a una orden, como contactos del cliente o colaboradores identificados. Regula el tratamiento realizado por COOLFIX en la app y los canales de soporte vinculados. No sustituye la información que deba darse al cliente sobre su propia relación de servicio.

Los datos proceden de la información que usted proporciona; de las órdenes y comunicaciones generadas durante el servicio; de clientes que aportan información pertinente sobre una visita; de validaciones previamente informadas; y del dispositivo o proveedores tecnológicos, dentro de los permisos y finalidades descritos. No autoriza una investigación indiscriminada de fuentes externas.

3. Información de registro y operación

• Identidad y contacto: nombre, documento de identidad y datos de verificación, fotografía de perfil cuando se solicite, número de línea de teléfono móvil, correo electrónico y domicilio declarado. Se utilizan para identificar al prestador, prevenir suplantaciones, habilitar la cuenta y comunicarnos con usted. Se solicitará una copia del documento sólo cuando sea necesaria para la verificación y con acceso restringido.
• Perfil profesional: especialidad, experiencia, certificaciones y habilitaciones pertinentes, zonas de atención y documentación necesaria de colaboradores. Se utilizan para evaluar idoneidad y ofrecer órdenes compatibles. No se recopilarán antecedentes penales u otros datos especialmente delicados de forma automática o indiscriminada; cualquier verificación excepcional requiere finalidad legítima e información específica previa.
• Cuenta y consentimientos: identificador de usuario, información de autenticación, registros de aceptación, versión de términos y política, fecha, preferencias y permisos. Se utilizan para gestionar el acceso, acreditar decisiones y proteger la cuenta. Nunca solicitaremos que envíe su contraseña o código de seguridad a soporte.
• Órdenes y desempeño del servicio: identificación de la orden, cita, dirección del inmueble, contacto autorizado, equipo, diagnóstico, trabajo, repuestos, fechas, estado, conformidad, reclamos y calificaciones. Se utilizan para ejecutar y documentar la prestación, administrar garantías y resolver controversias. Las calificaciones no justifican por sí solas una baja definitiva.
• Puntaje interno y penalidades: COOLFIX calcula un puntaje interno de desempeño a partir de las calificaciones de los clientes (40 %), las garantías atribuibles a los trabajos ejecutados (40 %) y la puntualidad (20 %), que se considera al ofrecer y asignar órdenes. Además, el personal autorizado de COOLFIX puede registrar penalidades por incidencias del servicio, clasificadas en las categorías A (atrasos y puntualidad), B (incumplimiento operativo), C (faltas graves) y D (faltas críticas); mientras una penalidad está vigente, el Técnico Partner no recibe ofertas de órdenes nuevas. Las penalidades no son multas económicas y se conservan en el historial de la relación. El Técnico Partner puede solicitar información sobre su puntaje y sus penalidades, presentar descargos y pedir revisión humana conforme a la cláusula 11.
• Información económica y tributaria: Número de Identificación Tributaria (NIT) cuando corresponda, facturas, retenciones, titular y número de cuenta bancaria o medio de pago, liquidaciones e ingresos derivados de las órdenes. Se utilizan para calcular, pagar y respaldar la retribución y cumplir obligaciones legales. No se muestran al cliente los datos bancarios ni la situación tributaria del Técnico Partner.

La falta de los datos indispensables para verificar identidad, ejecutar una orden o pagar legalmente puede impedir esa función o la habilitación. Los datos opcionales se identificarán como tales. No se exigirá información ajena a la actividad para acceder a funciones que no la necesitan.

4. Datos obtenidos mediante funciones de la aplicación

Las funciones activas y las categorías efectivamente tratadas se describen a continuación. Los permisos se solicitan al utilizar la función correspondiente y no habilitan usos ajenos a los informados.

Fotografías, videos y documentos técnicos. Se tratan las imágenes que usted captura con la cámara y los videos cortos y archivos que selecciona de su dispositivo a través de la Aplicación para documentar su identidad, los equipos de climatización, sus placas técnicas, el estado de las instalaciones, el diagnóstico y el resultado del servicio.

La Aplicación no solicita acceso al micrófono. El acceso a la cámara se limita estrictamente a la captura iniciada de forma activa por usted; la selección de archivos no autoriza a la Aplicación a explorar el resto de su galería o almacenamiento.

Conservación de Metadatos (EXIF): Las fotografías y videos capturados pueden incluir metadatos técnicos subyacentes, tales como fecha, hora, modelo del dispositivo y coordenadas de geolocalización de la toma. Estos datos son procesados exclusivamente como prueba técnica de la prestación del servicio en el inmueble, trazabilidad del historial del equipo, control de calidad y prevención de fraude. Los informes resultantes, junto con el registro visual del trabajo, se comparten con el Cliente asociado a la orden de servicio en lo que corresponda.

Ubicación. Se trata dentro de la modalidad, ventana temporal y destinatarios descritos en la cláusula 5, con autorización previa y limitada a la orden correspondiente.

Comunicaciones y Chat Interno. Se procesan y almacenan los mensajes de texto, fotografías, videos y archivos compartidos a través de los canales de chat integrados en la Aplicación, tanto entre el Técnico Partner y el Cliente (para la coordinación operativa y ejecución de la orden de servicio), como entre el usuario y el equipo de Soporte Técnico de COOLFIX.

Acceso de Soporte y Seguridad: El personal autorizado de soporte de COOLFIX puede acceder y auditar las conversaciones internas y archivos compartidos con la única finalidad de verificar la calidad del servicio, resolver disputas, investigar incidentes, prevenir fraudes y brindar asistencia operativa. Dichas comunicaciones conservan su carácter protegido y confidencial; su naturaleza operativa no permite vigilancia indiscriminada, acceso por curiosidad o divulgación pública, y se conservan de forma segura conforme a la Ley N° 164 y al Decreto Supremo N° 1793.

Datos Técnicos, Diagnóstico y Notificaciones. Al utilizar la Aplicación, nuestros servidores y proveedores de infraestructura (como proveedores de hosting y de envío de notificaciones) recopilan automáticamente la siguiente información técnica, la cual se vincula al identificador de su cuenta o instalación para garantizar el correcto funcionamiento del software: Datos de Conexión y Dispositivo: Dirección IP, modelo del dispositivo móvil, sistema operativo y versión instalada, versión de la Aplicación e identificadores únicos de instalación. Finalidad: Garantizar la compatibilidad técnica, seguridad de la sesión y prevención de accesos no autorizados; Tokens de Notificación Push: Identificador digital del dispositivo asignado para la entrega de alertas operativas en tiempo real (asignación de servicios, actualizaciones de estado, mensajes de chat y recordatorios). Registros de errores del servidor: información técnica sobre errores en las solicitudes que la Aplicación envía a nuestros servidores. Finalidad: Corrección de errores de programación y estabilidad del servicio. La Aplicación no integra herramientas de reporte de fallos ni de analítica de terceros.

No deben incluirse en fotografías, mensajes o documentos datos de salud, vida íntima, origen étnico, religión, opiniones políticas, datos de menores u otra información ajena al servicio. Si se incorporan accidentalmente, se limitará su acceso y se eliminarán o anonimizarán, salvo una obligación legal concreta de conservación.

5. Ubicación y Geolocalización durante una Orden de Servicio

La recopilación y tratamiento de sus datos de ubicación en tiempo real se realiza únicamente cuando la función esté habilitada, usted haya otorgado expresamente las autorizaciones correspondientes en su dispositivo móvil y exista una orden de servicio aceptada en curso, salvo la presencia de disponibilidad descrita en esta cláusula, que sólo opera mientras usted mantiene activado el interruptor «Activo».

Esta información se procesa de manera exclusiva para coordinar la llegada al inmueble, monitorear la atención del servicio y gestionar incidencias concretas de seguridad o soporte técnico. El rastreo está estrictamente limitado a la ventana operativa de la orden asignada al Técnico Partner. Estar registrado o conectado en la plataforma sin una orden activa NO autoriza ni ejecuta ningún tipo de seguimiento o rastreo permanente ni en segundo plano.

Presencia de disponibilidad: cuando usted activa voluntariamente el interruptor «Activo» y la Aplicación está abierta en primer plano, ésta envía su ubicación aproximadamente cada quince (15) segundos o al desplazarse unos treinta (30) metros, junto con la precisión, la dirección y la velocidad informadas por el GPS, para que el equipo de operaciones de COOLFIX conozca su disponibilidad y pueda ofrecerle órdenes cercanas. Sólo utiliza el permiso de ubicación «mientras se usa la app», es visible únicamente para el personal autorizado de operaciones y no se muestra a clientes. El envío se detiene al desactivar el interruptor, pasar la Aplicación a segundo plano, cerrarla o cerrar sesión.

Modalidades de funcionamiento por sistema operativo

• En dispositivos iOS (Apple): La ubicación en segundo plano opera bajo los estándares de privacidad del sistema operativo, mostrando de manera clara el indicador activo de geolocalización en la barra de estado del dispositivo. El rastreo de la orden se activa únicamente desde treinta (30) minutos antes de la hora de la cita de una orden aceptada y finaliza automáticamente cuando el Técnico Partner registra su llegada al inmueble o inicia el servicio, cuando la orden se cancela o, como máximo, treinta (30) minutos después de la hora de la cita. Fuera de esa ventana, la Aplicación no ejecuta rastreo de geolocalización en segundo plano; la presencia de disponibilidad sólo opera con la Aplicación en primer plano.
• En dispositivos Android (Google): El seguimiento de ubicación durante la ventana de una orden se ejecuta mediante un servicio en primer plano (Foreground Service), el cual mantiene una notificación persistente e inamovible en la barra de estado del dispositivo durante todo el tiempo que el rastreo esté en ejecución. El servicio de ubicación se detiene y la notificación persistente desaparece de manera inmediata al cerrarse la ventana de la orden (registro de llegada, inicio del servicio o cancelación).

Visibilidad y cese de transmisión de ubicación

• Visibilidad para el Cliente: El Cliente asociado a la orden de servicio únicamente podrá visualizar la ubicación en tiempo real del Técnico Partner desde treinta (30) minutos antes de la hora de la cita hasta que registra su llegada al inmueble o, si no la registra, como máximo hasta treinta (30) minutos después de la hora de la cita.
• Visibilidad para Soporte COOLFIX: El personal autorizado del equipo de soporte y gestión logística de la plataforma tendrá acceso a la geolocalización del Técnico Partner durante la ventana de seguimiento de la orden y, en su caso, mientras esté activa la presencia de disponibilidad, con la única finalidad de monitorear la seguridad del trayecto, verificar la puntualidad, responder ante emergencias y resolver disputas operativas.
• Cese de transmisión: En ningún caso la plataforma realiza un seguimiento en segundo plano del Técnico Partner fuera de la ventana de una orden, ni recibe su ubicación cuando se encuentra desconectado o con el interruptor «Activo» desactivado. Al cerrarse la ventana de la orden, la transmisión de coordenadas GPS de esa orden cesa de forma inmediata e irreversible para ese evento.

Limitación de uso, revocación de permisos y autonomía

• Prohibición de perfilado y publicidad: La información de ubicación en ningún caso será utilizada para fines publicitarios, comercialización con terceros ni para reconstruir la vida privada o actividades personales del Técnico Partner fuera de la orden de servicio.
• Revocación de permisos: Usted puede retirar o desactivar el permiso de geolocalización en cualquier momento desde los ajustes de su dispositivo móvil. Al hacerlo, se interrumpirá la función de seguimiento en tiempo real. En tal caso, el Técnico Partner mantendrá pleno acceso a sus documentos, historial de servicios, liquidaciones financieras, canales de soporte y a la función de eliminación de cuenta.
• Gestión de contingencias en órdenes activas: Si retira el permiso durante una orden en curso, el Técnico Partner deberá comunicar inmediatamente la contingencia a través del canal operativo de soporte. COOLFIX informará la alternativa de coordinación disponible; la restricción de funciones se limitará únicamente a aquellas cuya prestación segura requiera indispensablemente el dato de ubicación, sin que la negativa al rastreo constituya una sanción de carácter disciplinario laboral.

Aviso específico de geolocalización en segundo plano (Prominent Disclosure)

La recogida de datos de ubicación en segundo plano (cuando la aplicación no está visible en pantalla o el dispositivo se encuentra bloqueado durante una orden activa) requiere la presentación de un aviso destacado y diferenciado previo a la solicitud del permiso del sistema operativo. La aceptación de esta Política de Privacidad no sustituye dicho aviso previo ni la concesión explícita del permiso en el dispositivo.

6. Cámara, archivos, notificaciones y Declaración de Permisos del Dispositivo

Acceso a Cámara, Galería y Archivos

• Si decide no autorizar el acceso a la cámara, no podrá capturar nuevas fotografías directamente desde la Aplicación. En tal caso, podrá utilizar la función de selección manual de archivos desde su galería (cuando esté habilitada) o coordinar con el equipo de soporte operativo una alternativa para aportar la evidencia técnica o de identidad necesaria para la orden.
• El permiso de selección de archivos se limita estrictamente a los elementos que usted elija de forma activa. Negar el acceso a la cámara o galería no autoriza a la Aplicación a solicitar permisos más amplios de los estrictamente necesarios para dicha función.

Micrófono

• La Aplicación no solicita acceso al micrófono del dispositivo: no graba audio ni video con sonido y no ejecuta escuchas en segundo plano bajo ninguna circunstancia. Los videos que adjunte se seleccionan desde su galería.

Notificaciones Operativas y Comunicaciones Comerciales

• Las notificaciones operativas informan sobre la asignación, estado y seguimiento de órdenes, avisos de llegada, comprobantes de pago, actualizaciones de seguridad y mensajes de soporte. Usted puede desactivar las notificaciones push desde las configuraciones de su dispositivo en cualquier momento, sin que ello implique la eliminación de su cuenta ni la pérdida de acceso a la información disponible por los canales habituales de atención.
• Las comunicaciones de carácter publicitario o promocional requieren su elección y consentimiento previo e independiente (opt-in), y podrá revocar dicho consentimiento o darse de baja en cualquier momento de forma gratuita.

Declaración de Permisos No Solicitados y Autenticación Biométrica Local

• Inexistencia de accesos invasivos: La Aplicación NO solicita, no requiere ni recopila acceso a su lista de contactos, lectura o envío de mensajes SMS, historial de llamadas telefónicas, ni acceso general al almacenamiento del dispositivo fuera de los archivos seleccionados puntualmente por usted para una orden.
• Autenticación biométrica local: En caso de que la Aplicación permita el ingreso mediante reconocimiento facial (Face ID / Touch ID) o lectura de huella dactilar, dicha verificación se ejecuta de forma 100% local a través de los mecanismos de seguridad nativos del sistema operativo de su dispositivo móvil. COOLFIX no recopila, no recibe, no procesa ni almacena datos ni plantillas biométricas en sus servidores; únicamente recibe una confirmación de autenticación exitosa enviada por el sistema operativo.

7. Finalidades y consentimiento

COOLFIX trata los datos para verificar y administrar la relación con el Técnico Partner; gestionar órdenes y visitas; coordinar la prestación; documentar calidad y garantías; liquidar pagos y tributos; atender soporte y derechos; proteger cuentas; investigar incidencias concretas y cumplir obligaciones legales.

El tratamiento se realiza respetando la Constitución Política del Estado, la Ley Nº 164 y el artículo 56 del Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 1793, además de las normas aplicables a cada operación. Se recabará conocimiento previo y consentimiento expreso mediante una acción registrable cuando corresponda. La necesidad de ejecutar un contrato describe la finalidad del tratamiento y no se utilizará como autorización ilimitada para prescindir del consentimiento exigible.

La información se destinará a las finalidades comunicadas. Las obligaciones legales y órdenes judiciales aplicables se atenderán dentro de su alcance, verificando competencia y fundamento. No se invoca un “interés legítimo” genérico para reutilizar datos, venderlos o hacer publicidad. Los nuevos fines incompatibles requieren información y autorización previas cuando corresponda.

Usted puede solicitar la revocación de su consentimiento y oponerse a usos no necesarios. La revocación no vuelve ilícito retroactivamente un tratamiento válido ni elimina documentos que deban conservarse por Ley. Se explicará de forma individual qué función queda afectada y qué información debe conservarse, en su caso.

8. Personas y entidades que reciben información

Cliente de una orden. Recibe únicamente el perfil operativo necesario para identificar al técnico, como nombre, fotografía, especialidad o acreditación pertinente; el estado de la visita; la ubicación durante la ventana informada, si está activada; y el informe técnico correspondiente. No recibe domicilio particular, copia de identidad, cuenta bancaria, documentos tributarios ni trayectoria ajena a esa visita. El Técnico Partner recibe la dirección, contacto e información del equipo estrictamente necesarios para ejecutar la orden.

Personal y colaboradores autorizados de COOLFIX. Acceden según funciones de habilitación, operaciones, soporte, garantías, pagos y seguridad, con deber de confidencialidad y permisos limitados. La condición de desarrollador, socio o proveedor no habilita por sí sola acceso ilimitado a datos de producción.

Proveedores tecnológicos. Pueden tratar información por cuenta de COOLFIX para alojamiento, autenticación, almacenamiento, mapas, notificaciones, diagnóstico y soporte, únicamente en los términos que se identifican en la cláusula 9. COOLFIX exigirá protección equivalente a la de esta política, instrucciones de uso, seguridad, confidencialidad y gestión de eliminación, y limitará los accesos a lo necesario.

Entidades de pago y asesores. Reciben los datos indispensables para transferencias, conciliación, contabilidad o asesoramiento de una incidencia concreta, bajo obligaciones legales o contractuales de reserva. Una Entidad de Intermediación Financiera (Banco u otro) puede actuar bajo su propia responsabilidad respecto de la operación bancaria; se identificará el proveedor y su información de privacidad cuando el flujo lo requiera.

Autoridades. Se atenderán requerimientos legalmente exigibles, incluida una orden escrita de autoridad judicial o fiscal competente, previa verificación de su alcance. No se entregarán bases completas cuando baste información individualizada.

Cambios empresariales. Una reorganización no autoriza la publicación o venta indiscriminada de datos. Si cambia el responsable o el propósito, se informará oportunamente y se obtendrán las autorizaciones que correspondan, manteniendo las garantías aplicables.

9. Proveedores y tratamiento fuera de Bolivia

Para garantizar la continuidad, disponibilidad, seguridad y correcto funcionamiento operativo de la Aplicación, COOLFIX contrata servicios de infraestructura, procesamiento y desarrollo con proveedores tecnológicos internacionales. Aunque el servicio técnico prestado por los Técnicos Partners se ejecuta en el territorio del Estado Plurinacional de Bolivia, el tratamiento de ciertos datos personales y técnicos implica el almacenamiento o acceso transfronterizo a través de los siguientes proveedores y kit de desarrollo de software (SDKs):

a) Alojamiento Web, Base de Datos y Almacenamiento en la Nube

• Proveedor: Amazon Web Services, Inc. (AWS).
• Servicio utilizado: Servidores en la nube (Amazon EC2) con la base de datos PostgreSQL y la caché Redis alojadas en la propia instancia, almacenamiento privado y cifrado de objetos de medios (Amazon S3: imágenes/archivos de la orden), gestión de secretos (AWS Secrets Manager) y distribución de las aplicaciones web (Amazon CloudFront).
• Datos procesados: Datos de registro, perfiles de usuario y Técnico Partner, historial de órdenes, fotografías de equipos y metadatos asociados.
• Países de almacenamiento: Estados Unidos de América, región us-east-1 (Virginia del Norte).
• Función contractual: Encargado del tratamiento e infraestructura de almacenamiento seguro.
• Política de privacidad: https://aws.amazon.com/privacy/

b) Autenticación de Usuarios y Notificaciones Push

• Proveedor: Google LLC (Firebase Authentication y Google Sign-In) y Expo (650 Industries, Inc.; https://expo.dev/privacy) para notificaciones push.
• Servicio / SDK: Inicio de sesión con Google (Firebase Authentication y Google Sign-In) y servicio de notificaciones Expo Push, que entrega los avisos mediante Firebase Cloud Messaging (FCM) en Android y Apple Push Notification service (APNs) en iOS.
• Datos procesados: Identificadores de cuenta, correo electrónico, número telefónico, identificador único de instalación y tokens de notificaciones push.
• Países de procesamiento: Estados Unidos de América y la Unión Europea.
• Función contractual: Proveedor de autenticación de identidad y motor de envío de alertas y notificaciones operativas en tiempo real.
• Política de privacidad: https://policies.google.com/privacy

c) Servicios de Mapas, Geocodificación y Ruta

• Proveedor: Google LLC (Google Maps Platform).
• Servicio / SDK: Google Maps SDK.
• Datos procesados: Coordenadas de geolocalización GPS en tiempo real, direcciones del inmueble registrado y datos de velocidad de desplazamiento durante la orden.
• Países de procesamiento: Estados Unidos de América.
• Función contractual: Visualización de mapas interactivos, geolocalización, cálculo de rutas de llegada y estimación de tiempo de arribo.
• Política de privacidad: https://policies.google.com/privacy

d) Procesamiento de Pagos, Cobros y Liquidaciones

• Entidades integradas: Entidades del Sistema Financiero Boliviano en las que COOLFIX S.R.L. mantiene sus cuentas (transferencias y pagos QR). No se integra una pasarela de pagos con tarjeta.
• Datos procesados: Importes del servicio, comprobantes de transferencias bancarias, códigos de transacción QR, estado del pago e información de cuenta bancaria del Técnico Partner para la liquidación de sus ingresos (60% en el marco del contrato particular y de los Términos y Condiciones).
• Distinción operativa: Los pagos se realizan mediante transferencias bancarias o QR, fuera de la Aplicación; COOLFIX únicamente registra la confirmación de la transacción para fines de conciliación y retención impositiva (16% IVA e IT cuando corresponda).
• Países de procesamiento: Bolivia (entidades financieras) y Estados Unidos (registro de la confirmación en la infraestructura de AWS indicada en el literal a).
• Política de privacidad: Disponible en los sitios oficiales de las respectivas entidades financieras.

e) Soporte por WhatsApp

• Proveedor: WhatsApp y su entidad prestadora del grupo Meta, mediante el número de atención de CoolFix vinculado a WhatsApp (no se utiliza WhatsApp Business API).
• Servicio / SDK: Canal de mensajería de soporte y coordinación operativa.
• Datos procesados: Número, perfil, mensajes y archivos de las conversaciones de soporte y coordinación con COOLFIX, incluidas las ofertas de órdenes que se envían y responden por ese canal.
• Países de procesamiento: Estados Unidos de América.
• Función contractual: Canal directo de soporte, resolución de incidencias y envío y respuesta de ofertas de órdenes.
• Política de privacidad: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

f) Correo Electrónico

• Proveedor: Google LLC (Google Workspace / Gmail).
• Servicio utilizado: Envío de correos electrónicos operativos mediante el servidor SMTP de Gmail.
• Datos procesados: Dirección de correo electrónico y contenido de los mensajes (verificaciones, constancias, avisos y respuestas de soporte).
• Países de procesamiento: Estados Unidos de América y otros países de la infraestructura del proveedor.
• Política de privacidad: https://policies.google.com/privacy

Garantías de Transferencia Internacional de Datos

Previo al inicio del tratamiento o transferencia transfronteriza, se informa al titular sobre las finalidades descritas en esta política. COOLFIX verifica y exige que todos los proveedores externos contratados asuman obligaciones contractuales de confidencialidad, restricción de uso, medidas de seguridad técnicas y organizativas equivalentes a los estándares establecidos en el Decreto Supremo N° 1793 del Estado Plurinacional de Bolivia, asegurando la cooperación para la atención de los derechos de acceso, rectificación y eliminación de datos. La ubicación física de los servidores fuera de Bolivia no disminuye ni invalida las garantías y compromisos que COOLFIX asume frente al Titular de los Datos.

Antes de iniciar una comunicación o transferencia internacional se informará sobre el destinatario, finalidad y destino y se recabará la autorización exigible. COOLFIX deberá verificar obligaciones contractuales de confidencialidad, finalidad, acceso y seguridad equivalentes a esta política, así como la cooperación para atender derechos y eliminar datos. La ubicación de los servidores no reduce los compromisos que COOLFIX asume ante el titular.

10. Conservación y eliminación por categorías

Se conservará sólo la información necesaria para la finalidad comunicada. El cierre de la cuenta dará lugar a eliminar los datos que no deban permanecer, y a separar con acceso restringido los registros sujetos a conservación legítima. Los plazos operativos aplicables son:

• Solicitudes de registro no completadas o no habilitadas: hasta noventa (90) días calendario desde la última gestión, salvo que se solicite antes su eliminación o exista una incidencia específica que justifique conservar evidencia mínima.
• Perfil y contacto operativo: durante la relación activa y, tras solicitar el cierre, hasta treinta (30) días calendario desde la verificación de la solicitud. La información que deba integrar el expediente contractual o fiscal se separará del perfil operativo.
• Copias del documento de identidad: se eliminarán dentro de treinta (30) días calendario desde completar la verificación, salvo obligación legal documentada o comprobación pendiente que requiera la copia. Podrá conservarse la constancia mínima de identidad verificada necesaria para respaldar la relación.
• Coordenadas y rutas de seguimiento: hasta treinta (30) días calendario desde el fin de la orden. Una constancia puntual de llegada o salida que sea parte necesaria del informe se sujetará al plazo de éste. No se incorporará la trayectoria íntegra al archivo contractual por rutina.
• Fotografías e informes del servicio, conformidad y comunicaciones pertinentes: hasta veinticuatro (24) meses desde el cierre de la orden, o hasta concluir una garantía de mayor duración. Si una obligación legal o controversia exige conservación adicional, sólo se archivará la evidencia necesaria, separada del uso operativo y con revisión de su necesidad.
• Facturas, liquidaciones, comprobantes y retenciones: por el plazo legal aplicable a la obligación tributaria, contable o de conservación documental, computado desde el hecho que determine la norma. Se tendrán en cuenta procedimientos en curso y causas legales de suspensión o interrupción. COOLFIX informará el fundamento y término aplicable al resolver una solicitud de eliminación de estos registros.
• Registros técnicos de errores y accesos: hasta ciento ochenta (180) días calendario desde su generación, salvo investigación concreta. La prueba mínima de aceptación contractual y de consentimientos se conservará mientras sea necesaria para acreditar la relación y atender responsabilidades legalmente exigibles, con revisión al cerrar la cuenta.
• Copias de seguridad: se retirarán los datos eliminados mediante la rotación de respaldos dentro de un máximo de noventa (90) días calendario desde su eliminación operativa. Los respaldos no se utilizarán para fines ordinarios y, si se restauran, se volverán a aplicar las solicitudes de eliminación antes de reactivar los datos.

Estos son límites de conservación y compromisos de eliminación de COOLFIX; no autorizan a mantener información que haya dejado de ser necesaria antes de su vencimiento.

Una reclamación o investigación concreta podrá justificar conservar sólo los datos pertinentes durante el tiempo necesario para su resolución y las obligaciones asociadas. Se documentarán la causa y la fecha de revisión. No se conservará toda la cuenta indefinidamente invocando la posibilidad abstracta de un conflicto.

Cumplida la finalidad y el plazo, los datos se eliminarán de forma segura o se anonimizarán de modo irreversible. Quitar el nombre manteniendo identificadores que permitan reconstruir a la persona no se considera anonimización. Los proveedores que actúen por cuenta de COOLFIX deberán recibir y ejecutar las instrucciones pertinentes.

11. Derechos sobre sus datos

Usted puede solicitar información y acceso a sus datos, rectificar o actualizar información inexacta, pedir cancelación o eliminación, objetar un tratamiento y revocar el consentimiento conforme al marco aplicable. Puede pedir información sobre origen, finalidades, destinatarios, conservación y decisiones que afecten su cuenta, así como revisión humana de una suspensión o evaluación cuestionada.

Estos derechos se reconocen dentro del marco constitucional y del artículo 56 del Decreto Supremo Nº 1793; no dependen de una futura Ley ni se presentan como una simple cortesía. No se exige agotar un trámite interno para acudir a la Acción de Protección de Privacidad prevista en el artículo 130 de la Constitución u otra vía competente.

Para ejercerlos, escriba a ventas@coolfix.com.bo indicando “Privacidad Coolfix Partners”, su nombre, el correo o teléfono registrado y la solicitud concreta. No envíe contraseñas, códigos ni documentos completos de terceros. Si existen dudas razonables de identidad, se solicitará una verificación proporcional mediante los datos ya asociados a la cuenta; no se exigirá una nueva copia de identidad de manera rutinaria.

COOLFIX se compromete a responder dentro de diez (10) días hábiles desde que cuente con información suficiente. Si la solicitud requiere una ampliación justificada, lo comunicará antes del vencimiento, con motivo y fecha de respuesta, sin exceder el plazo legal aplicable. Una denegación total o parcial deberá explicar su fundamento y los datos afectados. Este plazo es un compromiso operativo y no una atribución a la ley de un término inexistente.

12. Eliminación de cuenta desde la aplicación y la web

Desde la aplicación. Acceda a Perfil → Eliminar cuenta. Seleccione la eliminación definitiva, revise sus efectos, confirme la identidad mediante el mecanismo de la cuenta y confirme la solicitud. Recibirá una constancia en su correo electrónico registrado y la fecha prevista de terminación. No será obligatorio llamar, escribir a soporte ni justificar su decisión para completar este flujo.

Sin instalar la app. Acceda a https://coolfix.com.bo/partners/eliminar-cuenta/, donde encontrará el mecanismo de solicitud y sus instrucciones. La página identifica expresamente a Coolfix Partners y COOLFIX S.R.L. y puede consultarse sin instalar la aplicación. También puede escribir a ventas@coolfix.com.bo con el asunto “Eliminar cuenta Coolfix Partners” e indicar el correo o teléfono registrado. Esta vía adicional no sustituye el mecanismo dentro de la app.

El plazo para completar la eliminación de los sistemas operativos será de un máximo de treinta (30) días calendario desde la verificación proporcional de la solicitud. Las copias de seguridad seguirán el plazo de la cláusula 10. Se informará qué datos se eliminan, qué registros concretos se conservan, el motivo y su plazo.

La eliminación comprende el perfil y los datos asociados que no deban conservarse, las credenciales y sesiones correspondientes, y las solicitudes a proveedores para eliminar los datos tratados por cuenta de COOLFIX. Si se utiliza un acceso federado, se revocarán los vínculos o tokens en la medida aplicable. Desactivar la cuenta, cerrar sesión o desinstalar la app no equivale a eliminarla.

Los servicios aceptados, pagos pendientes y garantías se coordinarán por otros canales sin mantener innecesariamente la cuenta o su historial completo. Una deuda o reclamo no impedirá eliminar datos que ya no sean necesarios. Las evidencias legalmente conservadas quedarán restringidas a su finalidad y no se reutilizarán para promoción o nuevas asignaciones.

13. Seguridad y gestión de incidentes

COOLFIX deberá aplicar medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo de la información, limitar accesos según funciones, mantener confidencialidad, proteger transmisiones, gestionar credenciales y contar con mecanismos de respuesta y recuperación. No se promete seguridad absoluta ni una certificación no obtenida.

Controles implementados en esta versión: (i) las aplicaciones, la API, el seguimiento en tiempo real, el sitio web y los portales web de COOLFIX se sirven únicamente por HTTPS con TLS 1.2 o superior, con redirección automática desde HTTP; (ii) la infraestructura se aloja en Amazon Web Services (región us-east-1), con los discos del servidor cifrados y las fotografías, informes y documentos en almacenamiento Amazon S3 privado, con bloqueo de acceso público, cifrado AES-256 del lado del servidor y acceso sólo por conexiones cifradas; (iii) la base de datos opera en la red interna del servidor y cualquier conexión externa exige cifrado TLS y autenticación por contraseña; (iv) las credenciales de los servicios se guardan en AWS Secrets Manager y las contraseñas de los usuarios se almacenan con hash bcrypt, nunca en texto legible; el inicio de sesión con Google se verifica con las claves públicas de ese proveedor; (v) las sesiones utilizan tokens de acceso de corta duración y tokens de renovación guardados como hash, con rotación, vencimiento y revocación al cerrar sesión; (vi) el servidor verifica en cada solicitud el rol de la cuenta (cliente, técnico o administración) y sólo entrega la información que corresponde a ese rol; (vii) el servidor principal no expone acceso remoto por SSH y su administración se realiza mediante AWS Systems Manager; (viii) se generan copias de seguridad cifradas de la base de datos cada hora, conservadas treinta (30) días, e instantáneas diarias cifradas del volumen de datos, conservadas siete (7) días; y (ix) los archivos adjuntos del chat se entregan mediante enlaces de acceso temporal.

Si detectamos un incidente que afecte materialmente sus datos, adoptaremos medidas de contención e investigación y realizaremos las comunicaciones exigidas por ley. Cuando sea necesario para que usted se proteja, le informaremos sin demora injustificada sobre la naturaleza del incidente, datos afectados conocidos, medidas y canal de atención, respetando las restricciones legales pertinentes.

14. Analítica, publicidad y herramientas externas

Tratamiento de Datos para Fines Publicitarios y de Mercadeo (Previo Consentimiento Explicito)

Con el objetivo de ofrecer promociones, beneficios comerciales, acuerdos con marcas aliadas (Ej. Proveedores de herramientas, insumos o repuestos de climatización) y campanas de mercadeo dirigidas, COOLFIX únicamente recopilará, procesará o compartirá datos de perfil comercial e identificadores técnicos del Técnico Partner cuando este haya otorgado su consentimiento expreso, previo e independiente (Opt-In).

El Técnico Partner podrá otorgar o revocar esta autorización en cualquier momento desde los ajustes de privacidad de la Aplicación o mediante los mecanismos de configuración del dispositivo móvil, sin que la negativa a la publicidad afecte su registro, su calificación, la recepción de órdenes de trabajo ni el uso de las funciones principales de la plataforma.

Alineación con App Tracking Transparency (ATT) en iOS y Controles en Android

• En dispositivos iOS (Apple): Si la Aplicación integra herramientas de seguimiento publicitario entre aplicaciones o sitios web de terceros, se solicitará previamente la autorización explícita a través del marco normativo App Tracking Transparency (ATT) del sistema operativo. Si el Técnico Partner niega el permiso de rastreo, la Aplicación no recopilará el Identificador para Anunciantes (IDFA) ni rastreará sus datos para fines publicitarios de terceros.
• En dispositivos Android (Google): El Técnico Partner podrá restablecer o desactivar su Identificador de Publicidad de Android (AAID) directamente desde los ajustes de privacidad de su cuenta de Google.
• Clarificación sobre la Geolocalización: El uso de las coordenadas de geolocalización GPS utilizadas exclusivamente para la coordinación, logística y seguridad de la orden de servicio en curso NO constituye ni equivale por sí sola a un seguimiento con fines publicitarios ni a la venta de datos entre empresas.

Límites Estrictos y Garantías de Protección

• Prohibición de Venta de Datos Sensibles: No se autoriza, ni siquiera bajo la aceptación general de esta política, la comercialización, venta o cesión no autorizada de datos personales, historial de comunicaciones o información financiera.
• Exclusión de Fotografías, Mensajes y Documentos Técnicos: Queda expresamente prohibido el uso de fotografías de equipos, placas técnicas, instalaciones, mensajes de chat interno con clientes o documentos cargados en la Aplicación para el entrenamiento de modelos de Inteligencia Artificial (IA) de terceros o para la elaboración de perfiles publicitarios ajenos a la plataforma.
• Modificaciones Futuras: Cualquier nueva funcionalidad de tratamiento masivo de datos para fines comerciales o publicitarios no contemplada en esta política exigirá una Evaluación de Impacto de Privacidad previa, la notificación específica al Titular de los Datos y la obtención de una nueva autorización expresa, sin que se entienda habilitada de forma anticipada.

15. Personas menores de edad

La aplicación está destinada a Técnicos Partners mayores de dieciocho años. No se habilitarán cuentas de menores ni se solicitarán sus datos de forma deliberada. Un adulto no puede crear una cuenta para que un menor realice los servicios.

El trabajo en viviendas puede generar una captura incidental de imágenes o datos de menores. Se instruye a los Técnicos Partners a evitarla y a comunicarla si ocurre. COOLFIX restringirá el acceso y eliminará la información innecesaria, con las salvedades legales concretas. Esta regla no supone afirmar que nunca pueda aparecer un dato incidental.

16. Actualizaciones y legislación aplicable

Se publicarán la fecha y versión de las modificaciones. Un cambio sustancial se comunicará antes de aplicarse mediante la app y los canales registrados; si exige nuevo consentimiento, éste deberá obtenerse previamente. Los cambios urgentes exigidos por ley o seguridad se informarán tan pronto como sea posible y no autorizarán usos retroactivos incompatibles.

La política se interpreta conforme al derecho boliviano y a las obligaciones de privacidad aplicables a la distribución de la app. La presencia en tiendas internacionales no implica, por sí sola, que COOLFIX declare sujeción general a legislación de Estados Unidos o de la Unión Europea. Si una norma imperativa extranjera resulta aplicable por las circunstancias reales del tratamiento, se respetarán los derechos que correspondan.

Las consultas o reclamos pueden presentarse en ventas@coolfix.com.bo, sin perjuicio del acceso a las autoridades y vías constitucionales o judiciales competentes.